אי ודאות כתוכנית עבודה: איך הכלים של עולם האלתור יעזרו לצוות שלכם לשגשג בתוך הכאוס

תעצמו רגע עיניים ותחשבו על רבעון ג' שלכם. יש לכם גאנט מפורט, יעדים מדויקים, מצגת מרהיבה לבורד, ותחושה נעימה שהכל תחת שליטה. ואז מגיעה המציאות, מלחמה לא עלינו, או פשוט איזה שינוי טכנולוגי שמשנה את כל התמונה, או לפעמים זה מגיע בכלל מהלקוחות שגם הם מתהפכים לנו לפעמים… בקיצור, לא צריך להסביר: כל כך הרבה שינויים תוקפים אותנו מכל הכיוונים, והגאנט המפואר שלכם הופך להמלצה בלבד במקרה הטוב, ובמקרה הפחות טוב – ללוח מאוד יפה שתלוי במשרד שלכם, אבל הקשר בינו לבין המציאות מקרי בהחלט.

עכשיו, שלא תבינו לא נכון: גם לי ברגעי כתיבת שורות אלה תלוי אותו גאנט מפואר, וכן כן, גם לי זה קרה. אז קודם כל בואו נירגע ביחד, זה קורה לטובים ביותר! ודבר שני, בואו נצלול ביחד פנימה וננסה להבין למה זה קורה לנו, ואיך (לעזאזל) אפשר להתמודד עם… איך נקרא לזה? טוב נו, המציאות!

בעולם העסקי של היום (ותרשו לי להוסיף: במדינה שלנו), המונח "אי-ודאות" הוא כבר מזמן לא באג במערכת, אלא התכונה המרכזית של המערכת. בעולם הניהול האקדמי והעסקי מכנים את המציאות הזו בשם VUCA – ראשי תיבות של תנודתיות (Volatility), אי-ודאות (Uncertainty), מורכבות (Complexity) ועמימות (Ambiguity). מנהלות משאבי אנוש ומנהלי צוותים מוצאים את עצמם לא פעם מנסים ליישר קו עם מציאות VUCA שמשתנה מהר יותר מקצב כתיבת הקוד שלהם.

עכשיו, זה לא שאני אומרת שאין משמעות לתוכנית עבודה ולסדר ותכנון, בניהול עסק (ולא משנה באיזה גודל), אין אפשרות אחרת. חייבים לתכנן ולארגן ולעשות לוח גאנט יפה. זה באמת חשוב, אחרת לא נדע לאן אנחנו הולכים. זו המסגרת שלנו, זה מה ששומר עלינו. אני מדברת על הקושי שיש כשהדברים משתבשים והתכנון לא תמיד פותר לנו את הבעיה, בעיקר כי פשוט לא חשבנו על בעיה כזו, כי היא נוצרה לנו אחרי שהכנו את הגאנט המהמם שלנו. מבינים לאן אני חותרת?

אז מה עושים? האם ממשיכים לתכנן קדימה לחמש שנים ומקווים לטוב, או שמרימים ידיים? באופן אישי חיפשתי את התשובה בכל מיני מקומות, ייעוצים עסקיים למיניהם וכדומה, עד שהבנתי שהתשובה נמצאת מתחת לאף שלי – על במת האלתור (אימפרוביזציה)! בעולם האלתור אי-ודאות היא לא איום. ההפך -היא חומר הגלם. אז ישבתי וחשבתי איך זה יכול לעזור גם בניהול העסק. ושלא תגידו שאני לא חושבת עליכם, ריכזתי עבורכם חוקים שיעזרו לנו (חברים, אנחנו באותה סירה) לקחת את הכלים של עולם האלתור ולהפוך את אי-הוודאות לתוכנית העבודה החדשה שלכם:

1. החוק הראשון של פרקטיקת האלתור: להגיד "כן, ו…" לשינוי

בעולם האימפרוביזציה, אם השותף שלך לבמה אומר "איזה מבול בחוץ!", ואת עונה לו "מה פתאום, שרב מטורף", הסצנה מתה. בעסקים, כשהשוק משתנה והתגובה הראשונה שלנו היא התנגדות או ניסיון להיאחז בתוכנית המקורית, הצוות נתקע.

תוכנית עבודה מבוססת אלתור מתחילה בגישת ה-"כן, ו…":

• "כן" – מקבלים את המציאות החדשה כעובדה, בלי לבזבז אנרגיה על האשמות או על תסכול.
• "ו…" – בונים על גביה את הצעד הבא.

מחקרים של חברות ייעוץ גלובליות כמו McKinsey מראים כי ארגונים שמטפחים גמישות אסטרטגית (Agility) ומגיבים לשינויים בזמן אמת, מציגים שיעורי חדשנות ורווחיות גבוהים משמעותית מחברות שנצמדות לגאנטים נוקשים.

תחשבו למשל על נטפליקס: היא התחילה בכלל כחברה למשלוח דיסקים של DVD בדואר. כשהטכנולוגיה התקדמה והאינטרנט המהיר נכנס לחיינו, נטפליקס לא נלחמה במציאות ולא ניסתה להיאחז במודל הדיסקים הישן. היא אמרה: "כן, המציאות משתנה והעולם עובר לדיגיטל… ו… אנחנו נבנה את פלטפורמת הסטרימינג הראשונה בעולם." כעבור כמה שנים, כשהמתחרים התחילו להקים פלטפורמות משלהם, היא שוב אמרה "כן… ו…" והתחילה לייצר תוכן מקורי משלה. ההסתגלות המהירה הזו, ממש כמו על הבמה, היא שהפכה אותה מעסק פשוט לענקית מדיה גלובלית.

כמובן שהדוגמה הכי מובהקת ומקומית אצלנו הייתה הקורונה – כן, זו המציאות, נחתה עלינו מגיפה עולמית ואין לי מה להילחם בזה. זה כאן, זה קורה… ו… איך אני מתאימה את הארגון שלי לעבודה במקרה כזה.

2. לשחרר את ה"תסריט המושלם"

באחת הסדנאות פגשתי מנהל שאמר לי: "למה צריך לאלתר? צריכה להיות תוכנית עבודה מסודרת!" שאלתי אותו מה קורה לדוגמה בזמן מלחמה (פשוט הייתה אחת כזאת חודש לפני), אז הוא ענה: "צריך שתהיה תוכנית לכל אפשרות!" ואז מלמל גם: "יש מצבים יוצאים מהכלל…"

אחת הטעויות הנפוצות בניהול היא הניסיון לכתוב תסריט לכל תרחיש אפשרי. האם זה אפשרי בכלל? עם כל ההתקדמות הטכנולוגית, עדיין אין לנו אפשרות לחזות את העתיד. מה גם שתוכנית שכתבתי בתחילת השנה לא תמיד מתאימה לאמצע השנה, והדבר האחרון שאנחנו רוצים זה עובדים שמרגישים כמו רובוטים שמבצעים תוכנית מסוימת רק כי ככה תכננו… וחוץ מזה, מה קורה כשמשהו משתבש, משתנה, מתהפך?

שחקני אלתור לא עולים לבמה עם תסריט, אלא עם סט של כלים ומיומנויות. במקום להכתיב לצוות שלכם תסריט פעולה נוקשה, השקיעו בפיתוח החוסן שלהם, ביכולת חשיבה אסוציאטיבית וביצירתיות. צוות שיודע לחשוב מחוץ לקופסה ידע להסתדר בכל תרחיש – גם כשהתסריט כבר לא מתאים.

3. להפוך טעויות למתנות (Mistakes are Gifts)

באלתור אין דבר כזה "טעות". אם שחקן התבלבל בשם או פספס שורה, שאר חברי הלהקה מיד ירימו לו, ישלבו את זה בעלילה ויהפכו את זה לרגע הכי מצחיק וגאוני במופע.

כדי לבנות מחוברות ארגונית ותרבות של חדשנות, הצוות שלכם צריך להרגיש בטוח להיכשל. ב"פרויקט אריסטו" המפורסם של חברת גוגל, שנערך לאורך מספר שנים כדי לבדוק מה הופך צוותים למצליחים ביותר, התגלה ממצא חד-משמעי: הגורם החשוב ביותר להצלחה ולחדשנות בצוות הוא ביטחון פסיכולוגי (Psychological Safety) – התחושה של העובדים שמותר להם לקחת סיכונים, לטעות ולהעלות רעיונות לא שגרתיים בלי לחטוף על זה "עונש".

כשהעובדים יודעים ששינוי כיוון או ניסיון שלא הצליח לא יגררו סנקציה אלא למידה משותפת, הם מעזים יותר, יוזמים יותר ומפסיקים להרגיש כמו רובוטים בתוך הארגון. הם הופכים לשותפים ליצירה.

השורה התחתונה

אי-ודאות היא לא משהו שצריך לפחד ממנו. היא פשוט סצנה חדשה שהתחילה בלי שקיבלנו אליה הזמנה מראש עם כל הפרטים. הדרך הטובה ביותר לנהל אותה היא לא לנסות לשלוט בה בכל מחיר, אלא פשוט להסכים לעלות על הבמה, להסתכל לצוות שלנו בעיניים וללמוד לאלתר בתוכה ביחד. כי בסופו של דבר, הגמישות הזו היא לא רק תוכנית עבודה – היא המנוע האמיתי לצמיחה שלנו.